Goede informatievoorziening zorgt voor minder administratieve lasten
In de gesprekken die wij voeren met gemeenten komt meer dan eens naar voren dat informatiestromen binnen het sociaal domein eerder tot onvrede leiden, dan tot tevredenheid.
Ons advies? Schaf ze af en beperk je tot informatie met echte toegevoegde waarde.
Maar hoe doe je dat, want er wordt zoveel aan informatie opgevraagd en we moeten leveren. Toch?!
Zo ontstaat het probleem
De meeste gemeenten hebben een samenwerkingsverband georganiseerd waarin ze gezamenlijk de inkoop en de administratieve uitvoering van Jeugd en/of WMO beleggen. We merken bij onze klanten dat dit centraal inkoopbeleid vaak leidt tot onvrede bij de samenwerkende partners, omdat zij dit als beperkend ervaren. Door het voeren van de centrale administratie wordt ook nog iedere individuele gemeente afhankelijk van de ontsluiting van de informatievoorziening.
Meestal zien we dat interpretatieverschillen van indicatorendefinities leiden tot misverstanden. Die misverstanden veroorzaken extra (administratieve) lasten. Immers, onduidelijkheid leidt tot vragen en kost veel tijd.
De worsteling is niet uniek
De worsteling om eenduidige informatie te creëren is natuurlijk niet uniek voor gemeenten. Kijk maar naar de toeslagenaffaire. Op een of andere manier is de belastingdienst niet in staat om op basis van goede informatie de problemen adequaat op te lossen.
Verhoging van administratieve lasten
Als de informatievoorziening onvoldoende op orde is, leidt dat direct tot een verhoging van de kosten. Doordat stakeholders matig inzicht hebben in resultaten, is er veel extra uitzoekwerk nodig. Dit extra uitzoekwerk zorgt er weer voor dat er beperkte tijd overblijft om de informatievoorziening structureel op orde te brengen. Door de druk op de budgetten wordt de vraag om goede informatie nog belangrijker binnen gemeenten.
Bezint eer ge begint
Laatst merkte één van onze klanten heel terecht op dat, door de vele vragen die er zijn, er inmiddels een oerwoud aan rapporten en overzichten was gecreëerd. Maar dat kon niet anders, want: “de beleidsambtenaar heeft een andere behoefte dan de P&C collega”. Wij hebben bij hen dan ook een heel duidelijk advies neergelegd.
Zorg dat je voor iedere stakeholder werkt met dezelfde set aan definities en rapporten. Ga aan de slag met eenduidige definities van indicatoren. En vraag jezelf telkens af: voor welk doel is deze informatie geschikt en wat is de vraag achter de vraag?
Overzicht en inzicht brengen uiteindelijk rust, Vandaar uit kun je gaan werken aan verbeteringen en indien nodig kostenbesparingen.
En, last but not least, communiceer met je stakeholders, frequent en consequent!
Herkenbaar?
Werkzaam binnen het sociaal domein en bekend met deze uitdagingen? Wij nodigen je van harte uit om mee te praten over dit onderwerp .
Volg Meezo op LinkedIn voor meer interessante publicaties en artikelen.
Comments are closed.